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Speziell für Einsteiger:
Ezzes für Ihren Umgang mit E-Mail


Besonders gedacht für den Einsteiger sind die auf dieser Seite gegebenen Tipps und Empfehlungen für möglichst effizienten Umgang mit E-Mail. Gegeben werden u.a. auch Hinweise für die Gestaltung des Inhalts, die Verwendung von Sonderfunktionen wie Prioritäten-Kennzeichnung und "eingeschriebene E-Mails" sowie die Handhabung von angehängten Dateien für Versand und Empfang.



Im Umgang mit E-Mail sind Blödeleien nicht mehr originell

Die Anfangszeiten von E-Mail sind wohl längst vorbei. Auch seinerzeit bei Fax gab es anfangs die lustigen Deckblätter und es wurde handschriftlich herumgeschmiert. Bei E-Mail detto: Es wurde durchgängig kleingeschrieben und ein Misthaufen aus Tippfehlern, Auslassungen und Abkürzungen galt als originell. Längst ist auch bei E-Mail das Einhalten einer gewissen Form als Höflichkeit gegenüber dem Empfänger ganz normal. Laut Duden gelten für E-Mails die selben Usancen hinsichtlich Anrede, Gliederung des Inhalts und Schlussformel wie für Briefe. Genauso wie bei Briefen gibt es freilich Unterschiede in der Form je nach Zweck und Verhältnis zum Empfänger. Ob es ein privater Brief, ein formeller an ein Amt oder ob es sich um geschäftlichen Schriftverkehr handelt. Und ob der Empfänger ein Verwandter, Freund oder Geschäftspartner etc. ist.

Abgesehen davon, gibt es auch einige durch die Technik bedingte Besonderheiten für den Umgang von E-Mails. Darauf wird hier eingegangen.

[!> Die hier gegebenen Hinweise zum Umgang mit E-Mail sind freilich keine "Formvorschriften" für Ihren Schriftverkehr mit dem praktiker verlag! Schreiben Sie uns bitte gerne so, wie Sie wollen.

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Empfehlungen für das Gestalten und Versenden von E-Mails

Passender Betreff ohne Umlaute, ohne Sonderzeichen

Der Betreff sollte freilich den Inhalt des E-Mails möglichst klar beschreiben. Nach den technischen Standards für E-Mail sollte der Betreff - wie auch die Absender- und Adressat-Zeile mit den E-Mail-Adressen - keine Umlaute und Sonderzeichen enthalten. Die meisten E-Mail-Clients zeigen auch Umlaute und Sonderzeichen im Betreff korrekt an. Bei sehr simplen E-Mail-Clients werden diese mitunter nicht korrekt angezeigt.

Genau handelt es sich bei den "verbotenen" Zeichen um jene oberhalb des 7-bit-Zeichensatzes (ASCII-Wert höher als 127). Dieser Punkt relativiert sich durch die nun auch in E-Mail-Adressen möglichen Sonderzeichen. Dennoch: Manche Empfänger wollen Ihr E-Mail als Datei speichern. Dabei wird dann als Vorgabe typischerweise der Betreff als Dateiname verwendet. Versiertere Computer-Anwender vermeiden Umlaute und Sonderzeichen in Dateinamen - wegen möglicher Schwierigkeiten beim Übertragen der Dateien zu anderen Computer-Systemen - und müssen das daher ändern, wenn im Betreff Umlaute enthalten sind. Also: Es ist besser im Betreff keine Umlaute zu verwenden.

Die Klartext-Namen bei E-Mail-Adressen können Sie aber ruhig auch mit Umlauten belassen. Jeder freut sich, wenn er seinen Namen korrekt - also auch mit Umlauten oder anderen Sonderzeichen - geschrieben sieht. In diesem Fall stört es den Empfänger auch nicht, wenn sein E-Mail-Client seinen Namen "verhunzt". Er weiß dann, dass das an seinem E-Mail-Client liegt, aber der Absender seinen Namen korrekt geschrieben hatte.

Übliche Markierungen im Betreff für Antwort, Weiterleitung: Re: und Fwd:

Eine wesentliche Konvention bei E-Mails ist, dass bei Antworten dem Betreff "Re:" vorangestellt wird und bei Weiterleitung "Fwd:". Sofern der E-Mail-Client nicht vorgabemäßig diese international üblichen Markierungen verwendet, ist das bei einem E-Mail-Client mit deutscher Benutzeroberfläche mitunter eingedeutscht in "Aw:", "Antw:", "Antwort:" etc. Für Weiterleitungen sinngemäß detto.

Bessere E-Mail-Clients bieten die Möglichkeit, hierfür die international gültigen Markierungen "Re:" und "Fwd:" anzuwenden. Das hat dann den Vorteil, dass diese auch korrekt verarbeitet werden können. Beispielsweise dann, wenn E-Mails nach ihrem Betreff sortiert werden, dann werden diese Markierungen ignoriert, damit die E-Mails zum selben Thema - also abgesehen von diesem Präfix selber Betreffzeile - untereinander stehen. Auch wenn auf eine Antwort wiederum geantwortet wird, dann wird solcherart keine zusätzliche Markierung in die Betreffzeile eingefügt. Ansonsten kann es passieren, dass ein stärkerer Schriftverkehr zum selben Thema zu Auswüchsen führt wie beispielsweise: Re: Antwort: Re: Antwort: Darum geht es. Das erschwert unnötig die Übersichtlichkeit.

Diese Einstellungen werden beispielsweise bei Microsoft Outlook in den Grundeinstellungen für E-Mail unter dem Menüpunkt "Internationale Optionen" vorgenommen. Bei anderen E-Mail-Clients ist das ähnlich benannt. E-Mail-Clients, bei denen das unveränderbar eingedeutscht ist, sind eher weniger empfehlenswert. Bei vielen E-Mail-Clients lässt sich das nicht ändern und ist vorgabemäßig Re: und Fwd:.

Ausnahmsweise in diesem Punkt ist eine sprachliche Anpassung nicht sinnvoll.

"Kopie"-Empfänger cc: oder bcc:

Es können bei einem E-Mail mehrere Adressaten angegeben werden. Zusätzlich können noch sogenannte "Kopien-Empfänger" angegeben werden. Das sind also nicht die eigentlichen Adressaten des E-Mails, sondern jene Personen, die das E-Mail zur Information bekommen. Die Entsprechung im Papier-Schriftverkehr ist die Durchschrift mit Kohlepapier, die inzwischen aber auch einfach ein zweiter Ausdruck oder eine Fotokopie ist. Dafür gibt es die Möglichkeiten "CC:" oder "BCC:". Die Bezeichnung CC: steht für "Carbon Copy" (Durchschrift). Die Bezeichnung BCC: steht für "Blind Carbon Copy". Die unter CC: angegebenen weiteren Empfänger sind für jeden anderen Empfänger im E-Mail ersichtlich. Die unter BCC: angegebenen weiteren Empfänger scheinen im E-Mail nicht auf.

Es ist ein Akt der Höflichkeit, BCC: nicht zu verwenden, damit alle Empfänger wissen, wer sonst noch das E-Mail bekommen hatte. Allerdings gibt es auch Gründe, die weiteren Empfänger nicht offen zu legen. Das ist dann der Fall, wenn beispielsweise ein Newsletter an eine große Gruppe versandt wird. Erstens geht es niemanden etwas an, wer das sonst noch bekommt und zweitens ist es - was sich aus dem Zusammenhang ergibt - für den einzelnen Empfänger nicht interessant.

Eingeschriebene E-Mails nur dann wenn nötig

Es gibt die Möglichkeit eine Bestätigung für den Erhalt eines E-Mails zu bekommen. Dieses Antwort-E-Mail wird dann automatisch vom E-Mail-Client des Empfängers generiert. Sie erhalten dieses wenn das E-Mail heruntergeladen wurde oder wenn es am E-Mail-Client geöffnet wurde. Diese Funktion wird beim E-Mail-Client separat für jedes E-Mail aktiviert.

Viele Leute haben keine Freude damit, wenn sie ein "eingeschriebenes" E-Mail bekommen und es keinen erkennbaren Grund für das "Einschreiben" gibt. Verwenden Sie diese Möglichkeit daher eher nur dann, wenn es einen Grund dafür gibt, der für den Empfänger erkennbar ist. Handhaben Sie das - als grobe Richtlinie - so wie mit eingeschriebenem Brief per Briefpost.

Wenn der Empfänger einen E-Mail-Client verwendet, der nicht auf diese "Einschreibe"-Funktion reagiert, dann erhalten Sie freilich keine Bestätigung für den Erhalt. Nicht alle E-Mail-Clients unterstützen diese Funktion. Bei manchen E-Mail-Clients ist sie auch abschaltbar. Evtl. bleibt es Ihnen also nicht erspart auf andere Weise zu einer Bestätigung für den Erhalt eines E-Mails zu kommen, falls das wichtig sein sollte.

Kennzeichnung "Hohe Priorität" wird zumeist ignoriert

Normalerweise werden E-Mails mit normal hoher Priorität (Wichtigkeit, Dringlichkeit) markiert. Es ist möglich, die Priorität in verschiedenen Stufen einzustellen. Ein E-Mail mit der Markierung "hohe Priorität" wird im E-Mail-Client des Empfängers speziell hervorgehoben. Inzwischen zeigt die Erfahrung, dass E-Mails, die mit "hoher Priorität" versandt werden in der Regel die unwichtigsten sind, weshalb diese Funktion für ihren eigentlichen Zweck ziemlich unbrauchbar geworden ist. Das wird also in der Hauptsache für jene E-Mails verwendet, die man eher nicht einmal lesen will.

Verwenden Sie "hohe Priorität" nur dann, wenn Sie sicher sind, dass auch der Empfänger Ihre Nachricht mit "hoher Priorität" einstufen würde. Wegen des Missbrauchs durch Spammer - oder aussichtsreiche Anwärter für die Aufnahme in "Schwarze Listen" der Spam-Versender - wird eine angegebene "hohe Priorität" mitunter nicht beachtet. Wenn etwas wirklich so dringend und wichtig ist, dann rufen Sie den Empfänger vielleicht kurz an und weisen ihn auf das E-Mail hin.

Gestaltete E-Mails sind für Empfänger mühsamer zu lesen

Gestaltete E-Mails mit verschiedenen Schriftarten, Schriftfarben, Schriftgrößen und womöglich mit Grafiken, Firmenlogos oder Bildern verschönert, sind heute - abgesehen von der Korrespondenz zwischen diesbezüglich Gleichgesinnten - nicht mehr üblich. Grafiken und Bilder sind nur dann akzeptiert, wenn Sie einen besonderen Inhalt haben. Also den Text im E-Mail illustrierende Bilder und Grafiken. Das sind beispielsweise Fotos, Videoclips oder Zeichnungen. Im privaten Verkehr beispielsweise Urlaubsbilder. Aber rein schmückende Grafiken, Bilder oder Spielereien mit Schriftarten sind allgemein eher wenig beliebt.

Ein Grund dafür ist auch, dass es für den Empfänger anstrengender ist, ständig wechselnde Schriftarten zu lesen. Der Empfänger liest ja nicht nur Ihr E-Mail.

Bevorzugt Nur-Text: Anzeige in der für Empfänger optimalen Größe und Schriftart

Viele Empfänger haben alle Funktionen für die Darstellung sogenannter "HTML-E-Mails" abgeschaltet. Entweder aus Sicherheitsgründen oder einfach deswegen, weil es mühsamer ist, wenn jedes E-Mail in einer anderen Schriftart und Schriftgröße ist. Diese Empfänger sehen nur den reinen Text und zwar in jener Schriftart, die sie sich selbst bei ihrem E-Mail-Client eingestellt haben. Wenn Sie also mit Farbe, Schriftgröße etc. Passagen im Text hervorheben, sieht das der Empfänger möglicherweise nicht. Verwenden Sie für Hervorhebungen die bei E-Mails zur Hervorhebung üblichen Konventionen.

Beschränken Sie sich also bevorzugt auf reinen Text. Generell sollten Sie jede Spielerei vermeiden, die nur sinnloses Datenvolumen generiert und / oder beim Empfänger schlecht bzw. nicht lesbar ankommen könnte.

Groß- / Kleinschreibung und Hervorhebungen

Groß- und Kleinschreibung sollte so vorgenommen werden, wie man das auch in einem Brief auf Papier macht. Also normale Rechtschreibung. Durchgängige Kleinschreibung - was eine Zeit lang üblich war - ist inzwischen eher unüblich. Großschreibung von ganzen Wörtern gilt als "Schreien", wird also als sehr aggressiv verstanden. Im Gegensatz dazu ist Großschreibung von ganzen Wörtern in Briefen als Hervorhebung durchaus üblich. Dies ist also ein wesentlicher Unterschied bei den Usancen zwischen E-Mail und Brief auf Papier.

Hervorhebungen werden mit Unterlinie-Zeichen am Anfang und am Ende der hervorzuhebenden Passage gekennzeichnet. Beispielsweise:

das ist ein _besonders wichtiger_ Punkt ...

Eine Alternative zur Hervorhebung ist eine andere - auch auf Papier - gebräuchliche, nämlich die hervorzuhebende Passage als eigenen Absatz - auch für Passagen innerhalb eines Satzes - darzustellen. Beispielsweise:

...das ist ein

besonders wichtiger

Punkt ...

Rechtschreibung und Tippfehler

Mangelnde Kenntnisse in der Rechtschreibung sind zwar nicht toll, aber nicht unhöflich. Wenngleich es sehr gut funktionierende Rechtschreib-Prüfprogramme gibt, mit denen das Problem leicht gelöst werden kann. Sehr wohl als unhöflich wird es vom Empfänger empfunden, wenn es massive Tippfehler gibt und das E-Mail keine Form hat. Also beispielsweise das ganze E-Mail in einem Absatz ohne Zeilenschaltung ist nicht gerade eine Bekundung besonderer Wertschätzung. Wenn es der Absender offensichtlich eilig hatte, wird das in vielen Fällen wohl entschuldigt werden. Wenn es aber die Regel ist, ist das weniger toll.

Gliedern Sie also den Inhalt, wie man das in einem Brief auf Papier auch macht in Absätze und lassen Sie zwischen jedem Absatz eine Zeile Zwischenraum. Solcherart ist das E-Mail für den Empfänger bedeutend einfacher zu lesen. Wenn Sie sich das einmal angewöhnt haben, dann bedeutet das in Wirklichkeit keinen Aufwand.

Signatur ist Ihre Visitenkarte im E-Mail

Die Signatur ist ein gleichbleibender Teil jedes E-Mails, der automatisch an das Ende jedes E-Mails angefügt wird, das Sie versenden. Der Inhalt der Signatur wird in den Einstellungen zum E-Mail-Client eingegeben. Die Signatur sollte nach Möglichkeit folgende Informationen enthalten:

Eine Signatur sollte jedes E-Mail enthalten, denn nicht jeder Ihrer Adressaten wird Sie bereits kennen.

Wahlsprüche, Spruchweisheiten und Firmenslogans in der Signatur

Vor allem im privaten Bereich - beispielsweise zwischen Internet-Kontakten - enthält die Signatur eventuell Wahlsprüche oder Spruchweisheiten. Zweck davon ist es, sich Leuten, die man eigentlich nicht wirklich kennt etwas besser bekannt zu machen indem man solcherart einen kleinen Ausschnitt aus der eigenen Weltsicht zeigt oder einen Hinweis auf persönliche Interessen gibt. Es ist Geschmackssache, das zu machen. Und es hängt auch damit zusammen, ob das Gegenüber im jeweiligen Umfeld dies auch tut.

Im geschäftlichen Verkehr ist dies jedenfalls dann unpassend, wenn sich das auf Ihre Person bezieht. Dann handelt es sich - was durchaus üblich ist - eher um Firmen-Slogans, die solcherart zusätzlich kommuniziert werden.

Ermahnungen an Idioten: "Denken Sie nach, bevor Sie diese Seite ausdrucken..."

Wenig angebracht sind allerdings Ermahnungen wie "Denken Sie nach, bevor Sie diese Seite ausdrucken...". Das kann man gegenüber seinen Kindern machen, anderen gegenüber ist das aber eine Frechheit.

Wenn Sie den Adressaten als gedankenlosen Vollidioten einstufen, dann sollten Sie überlegen, ob Sie ihm überhaupt schreiben sollten. Er wird jedenfalls weniger begeistert sein von Ihnen als solcher eingestuft zu werden.

Attachments: Angehängte Dateien

An ein E-Mail können auch beliebige Dateien (Dokumente) angehängt werden. Wesentlich dabei ist es, einen Dateinamen zu verwenden, der auf möglichst allen Computersystemen brauchbar ist. Eine dem Dokumenttyp entsprechende Dateinamen-Erweiterung ermöglicht jedem einigermaßen moderneren Betriebssystem die Zuordnung des Dokumenttyps. Die Dateinamen-Erweiterung vermittelt dem Betriebssystem des Rechners, mit welchen Programmen das Dokument geöffnet werden kann. Jedenfalls dann, wenn ein passendes Programm installiert ist.

Die meisten Betriebssysteme und Programme identifizieren als Dateinamen-Erweiterung alle Zeichen hinter dem letzten Punkt im Dateinamen. Bei manchen Systemen allerdings alles hinter dem ersten Punkt im Dateinamen. Es ist daher günstiger nur einen Punkt im Dateinamen zu verwenden. - Idealerweise sollte der Dateiname also aus den folgend genannten Zeichen resp. Elementen bestehen:

Beispiele für ungünstigen Dateinamen für Attachments:

Prüfbericht vom 2.2.2099.doc (= Umlaut, Leerzeichen, zu viele Punkte)
Prüfbericht vom 2.2.2099 (= Umlaut, Leerzeichen, zu viele Punkte, keine Dateinamen-Erweiterung)

Beispiel für optimal brauchbaren Dateinamen für Attachment:

Pruefbericht_vom_2_2_2099.doc

Absolut brauchbar ist ein Attachment, wenn der Dateiname der 8.3-Konvention entspricht. Das funktioniert dann sogar mit DOS-Programmen. Aber auch die einigermaßen neueren E-Mail-Programme, die wegen Einschränkungen durch das Betriebssystem mit Dateinamen nach 8.3-Konvention arbeiten, benennen die nach obigem Beispiel gestalteten Dateinamen in 8.3-Konvention um. Die Logik dabei ist dann in der Regel, dass der Dateiname vorne abgeschnitten wird und die ersten drei Zeichen nach dem letzten Punkt - manchmal aber auch ersten Punkt - im Dateinamen als Dateinamen-Erweiterung verwendet werden. Diese inzwischen so seltenen Fälle, wo es dann auch noch damit Probleme geben könnte, kann man aber vernachlässigen. Kurze Dateinamen sind immer kryptisch und daher nur für den Absender verständlich.

Sie können auch Leerzeichen und Sonderzeichen in Dateinamen verwenden, wenn Sie wissen, dass der Adressat das selbe Computersystem wie Sie verwendet. Für allgemeine Brauchbarkeit ist es jedoch sinnvoll, alle mit den verschiedenen Computersystemen möglichen Probleme auszuschließen und diese daher zu vermeiden.

Bei Übertragung auf ein wiederum anderes System könnte es damit Probleme geben. Der Empfänger würde dann den Dateinamen der von Ihnen erhaltenen Datei ändern, damit eben keine Sonderzeichen darin vorkommen. Sie können dem Empfänger unerfreuliche Tipperei ersparen, wenn Sie von vornherein für an E-Mails angehängte - oder sonstwie weitergegebene - Dateien allgemein brauchbare Dateinamen verwenden.

Attachments in einem Dokumentformat, das der Empfänger auch brauchen kann

Das E-Mail kann der Empfänger sowieso über den E-Mail-Client lesen. Bei Attachments ist es allerdings nötig, dass diese in einem Dokumentformat sind, das der Empfänger öffnen kann. Der Empfänger braucht also auf seinem PC ein Programm, mit dem er das angehängte Dokument lesen resp. abspielen kann. Verwenden Sie daher nur die gängigsten Dokumentformate, von denen Sie ausgehen können, dass der Empfänger die passende Software dazu hat. Wenn Sie nicht wissen, welche Dokumentformate der Empfänger lesen kann, dann können Sie jedenfalls davon ausgehen, dass der Empfänger folgende Dateiformate nutzen kann:

Die hier genannten Dokumentformate können ganz sicher von jedem Empfänger verwendet werden, der nur einigermaßen modern ausgestattet ist. Es gibt noch viele weitere Dokumentformate, auf die das zumeist zutrifft, aber das sind die Gängigsten, die sogar mit besseren Smartphones nutzbar sind.

Attachments sollten ohne Rücksprache nicht größer als 10MB sein

Das Datenvolumen, das mit einem E-Mail transportiert werden kann ist mitunter beschränkt durch den E-Mail-Provider, den der Empfänger nutzt. Ohne Rückfrage sollten daher E-Mails, die größer als 10MB sind, eher nicht versendet werden.

Es kommt selbstverständlich darauf an, ob es sich um eine berufliche oder eine private E-Mail-Adresse handelt. Bei beruflicher Verwendung kann man auch sehr große E-Mail-Anhänge schicken. Bei mehr als 30MB ist es mitunter eher besser, die Datei auf einem FTP-Server zum Download bereitzustellen. - Bei privaten kostenlosen E-Mail-Accounts gibt es nach wie vor evtl. Limits beim Volumen.

Damit binäre Dateien übertragen werden können, werden diese im E-Mail automatisch in Nur-Text codiert. Binäre Dateien können nämlich ohne Umwandlung nicht per E-Mail verschickt werden. Die E-Mail-Clients machen das hin- und herkonvertieren unbemerkt automatisch.

Bei dieser Umwandlung in Nur-Text wird allerdings das Datenvolumen um etwa ein Drittel größer, was für das Datenvolumen des E-Mails hinzuzurechnen ist. Eine JPEG-Datei, die 1MB groß ist ergibt also im E-Mail eine Datenmenge von etwa 1,3MB.

Mit gedankenlosen Serien-E-Mails machen Sie sich unbeliebt

Seit der Erfindung der Textautomaten gibt es Serienbriefe. Also Briefe mit weitestgehend identem Inhalt, die an eine größere Gruppe versandt werden. Typischerweise liegen die Unterschiede in der Adresse und in der Anrede im Brief. Eventuell gibt es noch weitere individuell abgestimmte Inhalte, die abhängig von Datenbank-Daten zum jeweiligen Empfänger variiert werden. Das Massen-Serien-E-Mail heißt Spam. Gewöhnlich wird dabei nicht einmal die Anrede geändert, sondern an eine größere Menge Empfänger ein identer Text geschickt. Typischerweise Werbung, die auf diese Art freilich sehr billig ist. Das sollte man nicht tun. Solcherart kann man sehr schnell auf die Schwarze Liste mit Spam-Versendern kommen.

Wenn solche Serien-E-Mails versandt werden sollen, sollte man das auf jenes vernünftige Maß beschränken, das man auch per Brief anwenden würde. Also beispielsweise nur an jene, die man tatsächlich kennt. Bei Briefen ist man da naturgemäß deutlich zurückhaltender, da deren Herstellung viel Arbeit bedeutet und das Versenden viel Geld kostet. Dies sollte daher eher als Maßstab genommen werden. Ansonsten verärgert man die Empfänger, was ja nicht der Sinn der Sache sein kann.

[!> Beachten Sie beim Versand von E-Mails immer auch die geltenden Gesetze. In diesem Fall betrifft dies in der Hauptsache das Telekommunikationsgesetz. Der Versand von E-Mails an Personen, die nicht explizit vorher zugestimmt hatten, kann Probleme bereiten.

Persönliche Anrede, wenn Sie eine Antwort wollen. Der typische Serienbrief von Privatleuten ist das Bewerbungsschreiben. Entweder von Freiberuflern an potentielle Auftraggeber oder von jenen, die sich um eine Anstellung bei potentiellen Arbeitgebern bewerben. Machen Sie sich dann die Mühe, die einzelnen E-Mails wenigstens geringfügig an den Empfänger anzupassen. Finden Sie zumindest den Namen des richtigen Ansprechpartners im jeweiligen Unternehmen heraus. Erwarten Sie nicht vom Empfänger, dass er sich die Mühe für eine Antwort macht, wenn Sie nicht einmal seinen Namen wissen oder womöglich etwas anbieten, was der Empfänger keinesfalls brauchen kann. Solche E-Mails werden in der Regel von den Empfängern sofort gelöscht.

Der Empfänger hat die selbe Lese-Kapazität wie seit Erfindung der Briefpost. Im Laufe der Jahrzehnte wurde es zunehmend einfacher und billiger, Briefe - heute E-Mails - an eine größere Gruppe zu versenden. Umso einfacher in der Herstellung und umso billiger, desto massiver wird das eingesetzt. Mit E-Mail ist ein nicht mehr zu steigernder Höhepunkt erreicht: Der Versand kostet kein Material und keine Arbeitsleistung, die nennenswert über jene für das Erstellen eines E-Mails an nur einen Empfänger hinausgeht. Die Personalisierung - und wenn diese nur die Empfänger-Adresse betrifft - wird automatisch vom Computer durchgeführt.

Der Empfänger hingegen hat immer noch die selben Möglichkeiten wie vor zweihundert Jahren, einen Brief zu lesen. Er muss ihn eben lesen und das kostet seine Zeit. Er wird also verärgert sein, wenn Sie ihm mit für ihn uninteressanten Mitteilungen die Zeit stehlen. Deswegen auch die Empfehlung von "praktiker": Gehen Sie vor wie bei der Auswahl der Empfänger für einen regulären Brief.

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Empfehlungen für das Empfangen und Bearbeiten einlangender E-Mails

Automatiken zum Öffnen und Starten "aktiver Elemente" abschalten

Die Probleme mit Viren und Würmern, die per E-Mail verbreitet werden entstehen in allererster Linie durch E-Mail-Clients, die in E-Mails evtl. enthaltene aktive Elemente ausführen. Die Ausführung aktiver Elemente in E-Mails sollte daher unbedingt ausgeschaltet werden.

Eine sehr sichere Möglichkeit ist es, sich die E-Mails als Nur-Text anzeigen zu lassen. Das hat den angenehmen Nebeneffekt, dass Ihnen alle E-Mails in der von Ihnen eingestellten Schriftart angezeigt werden. Solcherart sind viele E-Mails von vielen verschiedenen Absendern - von denen einige besonders originelle Schriftarten und Schriftfarben wählen - leichter lesbar. Es ist der Standard für den E-Mail-Verkehr, dass jedes E-Mail neben einem eventuell gestalteten Inhalt denselben Inhalt auch als Nur-Text beinhaltet. Dieser wird dann angezeigt, wenn der E-Mail-Client auf Nur-Text eingestellt ist. - Es gibt allerdings zumindest folgende Situationen, in denen kurzzeitig auf HTML-Darstellung umgeschaltet werden muss um ein E-Mail komplett anschauen zu können:

Daten-Müll von vornherein nicht herunterladen

Vor allem dann, wenn Sie einen Internet-Zugang haben bei dem die Kosten nach Verbindungszeit oder Datenvolumen berechnet werden - was allerdings wegen der günstigen Breitband-Angebote schon seltener wird -, dann sollte der E-Mail-Client so konfigurierbar sein, dass E-Mails, die eine bestimmte - einstellbare - Größe überschreiten vorerst nicht komplett heruntergeladen werden.

Von diesen wird dann nur der Header mit Betreff und Absender-Adresse oder - sinnvoller - der Header inklusive beispielsweise der ersten 30 Zeilen heruntergeladen. Aufgrund dessen können Sie dann entscheiden, ob Sie beim nächsten Online-Lauf das komplette E-Mail haben wollen oder ob es direkt am Server gelöscht werden soll. Die Flut unerwünscht einlangender E-Mails nimmt enorm zu. Es ist daher wichtig, zumindest die größeren E-Mails in den Griff zu bekommen, da diese viel Geld - oder zumindest Zeit - bei der Übertragung kosten.

Spam-Filter am Server und E-Mail-Client

Durch Spam-Filter können unerwünschte E-Mails von vornherein ausgefiltert werden. Es bleibt dann nur noch eine relativ kleine Zahl an unerwünschten E-Mails, die dennoch durchkommen und die dann händisch im E-Mail-Client gelöscht werden müssen. Die meisten E-Mail-Dienste bieten Spam-Filter an. Diese Spam-Filter arbeiten mit mehreren Datenbanken, in denen suspekte Absender gelistet sind. Diese können in der Regel strenger und gutmütiger eingestellt werden. Zudem kann man bei manchen E-Mail-Diensten eine eigene "Whitelist" anlegen, in die man alle E-Mail-Adressen einträgt von Personen, mit denen man in Kontakt ist. E-Mails von diesen Absendern werden dann immer durchgelassen.

Generell die Gefahr von Spam-Filtern ist, dass damit auch E-Mails abgeblockt werden können, die man durchaus gerne empfangen würde. Vor allem dann, wenn man eine Firma hat, die von Absendern mit vorher unbekannten E-Mail-Adressen erwünschte Post bekommen könnte, sollte der Spam-Filter nicht zu streng eingestellt werden, da ansonsten wichtige E-Mails ausgefiltert würden. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit bei den meisten E-Mail-Clients einen Spam-Filter zu aktivieren. Dieser filtert E-Mails nach selbst definierten Bedingungen aus. Also beispielsweise nach bestimmten Zeichenketten im Absender, im Betreff oder im Inhalt des E-Mails.

Dokumente idealerweise mit Viewer-Programmen öffnen

Dokumente können Programmcode enthalten, der beim Öffnen des Dokuments ausgeführt wird. Dies ist eine beliebte Variante, Viren und Würmer zu verbreiten. Eine sichere Möglichkeit, dass diese aktiven Elemente beispielsweise in einem Word-Dokument nicht ausgeführt werden ist es, von außen einlangende Dokumente ausschließlich mit einem Viewer-Programm zu öffnen. Viewer-Programme gibt es beispielsweise zu allen Office-Formaten. Diese sind zudem kostenlos erhältlich.

Diese Viewer-Programme sind auch das wichtigste Zubehör. Freilich kann man mit von außen - auf welchem Weg auch immer - einlangenden Dateien nur etwas anfangen, wenn diese auch dargestellt resp. wiedergegeben werden können. Die wesentlichsten Formate werden schon von Haus aus von Windows - und anderen moderneren Betriebssystemen - unterstützt. Die wichtigsten Programme zusätzlich sind Viewer für Word, Excel, PowerPoint und PDF.

==> Microsoft Windows (Desktop): Kostenlose Viewer, Player

Archivierung möglichst in allgemein lesbarem Dokumentformat

Da man nicht davon ausgehen kann, sein ganzes Leben lang den selben E-Mail-Client zu verwenden, sollte eine Methode zur Archivierung gefunden werden, die auch die Lesbarkeit der archivierten E-Mails in vielen Jahren noch sicherstellt. Die ungünstigste Methode ist es, die E-Mails innerhalb des E-Mail-Clients zu archivieren. Die auch für die Zukunft brauchbarste Methode ist es, die E-Mails als Nur-Text separat zu speichern. Das ist dann immer lesbar. Wenn es ein Spezialformat ist, dann müsste auch für die Zukunft immer das Programm bereit gehalten werden, mit dem diese Dateien gelesen werden könnten.

Eine bewährte Methode ist es, einzelne E-Mails zu bestimmten Vorgängen systematisch als Nur-Text bei diesem Vorgang zu speichern. Also beispielsweise Unterlagen zu einer bestimmten Veranstaltung, Reise oder Auftrag in jenem Ordner, in dem auch andere Unterlagen dazu abgelegt werden. Und zusätzlich chronologisch nach Zeitabschnitten von beispielsweise einem Jahr in einer Textdatei. Diese kann dann sehr einfach nach Zeichenketten durchsucht werden.

Sehr praktisch - aber auch sehr einfach - ist dafür der kostenlose E-Mail-Client "nPOPuk", der in Versionen für Windows Mobile (Pocket-PC, Handheld-PC) sowie Desktop Windows erhältlich ist:

==> E-Mail-Client - "praktiker"-Empfehlungen zur Auswahl
==> Pocket-PC / Windows-Mobile-PDA: Ezzes & Software-Empfehlungen

"nPOPuk" speichert alle ausgehenden E-Mails in einer Nur-Text-Datei. Diese muss dann einfach nur regelmäßig "abgeschnitten" und im Archiv abgelegt werden. Damit man auch alle eingelangten E-Mails archiviert hat, antwortet man einfach auf alle E-Mails, die archiviert werden sollen - was man bei wichtigen E-Mails sowieso tut - und hat sie damit auch - da der Inhalt des beantworteten E-Mails darin zitiert wird - dabei. Etwaige angehängte Dateien sind darin zwar im Fall von nPOPuk nicht enthalten, aber diese sind dann sowieso separat systematisch beim jeweiligen Vorgang zu finden.

==> Empfehlungen: Strategien gegen Spam und Trickbetrug via E-Mail
==> Microsoft Windows (Desktop): Kostenlose Viewer, Player

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